INTRODUCCION

INTRODUCCION

El proyecto de modernización en la plataforma tecnológica del Estado, incluye los procesos relacionados con los sistemas de información en salud, con la finalidad de obtener de manera ágil y oportuna análisis a partir de información confiable y desde la fuente primaria, que permitan orientar la toma de decisiones en salud.

Las Estadísticas de los hechos vitales como lo son los nacimientos y las defunciones, están incluidos en el Registro Único de Afiliados- RUAF en el módulo de nacimientos y defunciones, con la perspectiva de modernizar el actual Sistema de Registro Civil y Estadísticas Vitales, obteniendo información con mayor oportunidad, lo que conllevó a planear una serie de estrategias para el logro de su implementación en el territorio Colombiano.

Una de las estrategias creadas para el proceso de la implantación fue la capacitación  al personal y/o recurso humano que interviene en el sistema, con el fin de garantizar en primera instancia el manejo y operatividad y fortalecer la calidad de los registros a partir de su adecuado diligenciamiento.

Otra estrategia que pretende estar al alcance del personal y/o recurso humano que interviene en el sistema como usuario del mismo, es el documento que se presenta a continuación que recopila las consultas más frecuentes  planteadas por los actores involucrados en el Sistema.

En espera de que el documento permita obtener una respuesta clara y oportuna que contribuya al mejoramiento de la calidad de la información de Estadísticas Vitales que se genera en el país.  Este documento se irá alimentando y ampliando con las nuevas preguntas realizadas por los actores del sistema.

2. PREGUNTAS FRECUENTES

 a. Preguntas frecuentes relacionadas con la normatividad y el Sistema General de Seguridad Social en Salud.

  1. El particular, el no carnetizado y el vinculado, a que régimen de seguridad social en salud, pertenecen?

El no carnetizado y el vinculado son los no asegurados, al igual que el particular sino está afiliado a ningún régimen en salud.

  1. ¿Qué normatividad reglamenta al personal de salud para realizar el correcto diligenciamiento de los certificados de nacimiento y defunción?

La ley 9 de 1979, hace referencia a la obligatoriedad del diligenciamiento de los certificados; el código de ética médica Ley 23 de 1981 en su artículo 50 hace relevancia a la importancia de la expedición del certificado, lo cual implica una responsabilidad legal y moral para el médico; y la Resolución 03114 de 1998 en su artículo 7° manifiesta como una falta a sus deberes el incumplimiento y estará sujeto a las sanciones contempladas en el código disciplinario único.

  1. ¿Cuándo procede la necropsia clínica y cuál es la normatividad vigente?

La necropsia clínica procede solamente en los casos de muerte natural, permite aclarar la causa de muerte, aportar información necesaria para el certificado de defunción, confirmar o  descartar la existencia de una entidad patológica específica, determinar la evolución de las patologías encontradas, las modificaciones al tratamiento en orden de establecer la causa directa de muerte y sus antecedentes. La necropsia clínica podrá realizarse aun sin el consentimiento de los deudos previo cumplimiento de los requisitos establecidos en el parágrafo del artículo 16 del decreto 786 de 1990.Esta actividad está cubierta en el articulo 75 resolución 5261de 1994  Plan Obligatorio de Salud.

b. Preguntas frecuentes relacionadas con los procedimientos del registro civil.

  1. ¿Cuándo las registradurias y notarias deben diligenciar los certificados de nacido vivo?

Cuando el hecho vital no fue atendido ni contactado por el sector salud, el funcionario de registro civil deberá diligenciar el certificado de nacido vivo, con fines estadísticos consignando las variables mínimas de identificación y enviar el formato a la Dirección Territorial de Salud que suministro la papelería. Este proceso sólo se realiza para los nacidos vivos a partir del 1° de enero de 1998.

5. ¿Que vigencia tiene el certificado antecedente de nacido vivo para el registro civil?

De conformidad con la circular No. 0.24 del 8 de abril proferida por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el certificado de nacido como antecedente del registro civil no pierde su vigencia. Siempre y cuando esté debidamente firmado por el médico que atendió el parto o enfermera con tarjeta profesional y tendrá plena validez como documento para registrar civilmente el nacimiento extemporáneo.

  1. Teniendo en cuenta que las muertes fetales no son objeto de registro civil, qué se hace con el certificado antecedente, se entrega a los familiares o queda en la IPS?

El certificado antecedente de defunción se entrega a la familia cuando se requiera tramitar la licencia de inhumación, si existe un cuerpo o producto a inhumar, de lo contrario se archiva en la Historia Clínica.

7. ¿Qué se debe hacer si se presenta pérdida del certificado antecedente de nacido vivo para el registro civil?

Los padres o familiares deben denunciar la pérdida y con la copia de la denuncia deben acercarse a la institución de salud, en la cual atendieron el hecho vital. La institución de salud expedirá una certificación en donde conste la ocurrencia del hecho y procede a imprimir del sistema el respectivo certificado antecedente.  Con estos documentos, podrán realizar la inscripción del hecho vital en el registro civil.

c. Preguntas relacionadas con el proceso de certificación de la muerte y otros procesos relacionados con los hechos vitales.

  1. ¿Cuáles son los procedimientos para realizar la certificación de una muerte ocurrida en el domicilio?

En los casos de muerte ocurrida en el domicilio se debe informar a la autoridad competente quien determina si se trata de una muerte natural o violenta, en este último caso la muerte será judicializada; la necropsia y el certificado de defunción le corresponde a Medicina Legal. Las muertes naturales como causa o consecuencia de enfermedad por la cual la persona ha recibido atención medica, deberá ser certificada por medico tratante y en caso de no estar este cualquier medico con registro profesional de la respectiva institución de salud o de la red de servicios de la entidad a la cual se encuentre afiliado, podrá certificar su muerte. Artículo 18 de la ley 9 de 1979, articulo 7 del decreto 1171 de 1997.

En el caso de no haber recibido atención médica o no haber sido atendido en su red de servicios deberá ser certificado por la entidad a la cual se encuentra afiliado.

  1. ¿Si una persona fallece durante un vuelo, al diligenciar el certificado de defunción, cuál sería el lugar y área de la defunción?

El lugar y área ocurrencia de la defunción corresponde al  sitio donde inició el vuelo.

10. ¿Cuándo un paciente es remitido a una IPS de otro municipio y durante el traslado fallece, a quién le corresponde certificar la defunción: a la IPS que lo remite o a la IPS de destino?

La certificación de la defunción  le corresponde a la IPS remitente.

11. ¿Qué se hace cuando el certificado antecedente  queda mal diligenciado?

Cuando en la institución de salud aun se diligencian certificados en físico:

Si el certificado estadístico no se ha enviado a la Secretaría de Salud correspondiente, se debe anular, tanto el certificado estadístico como el antecedente y diligenciar uno nuevo, de lo contrario si ya fue enviado, deberá diligenciar una constancia del hecho vital, utilizando papelería propia de la institución

Cuando la institución de salud está diligenciando los certificados en el aplicativo RUAF-ND:

Si aún no se ha diligenciado el certificado estadístico en el aplicativo, se debe anular el antecedente y diligenciar uno nuevo, de lo contrario deberá expedir una constancia del hecho vital, utilizando papelería propia de la institución, anexando el certificado antecedente, impreso del sistema.

  1. ¿Si se desconoce la edad del fallecido que se debe anotar?

En lo posible se debe indagar esta información, si no se cuenta con documento de identificación y no hay familiares, el médico determinará una edad aproximada del fallecido.

  1. ¿Qué se debe hacer en caso de que solo se encuentren restos óseos? Como se reconocen?

En relación al hallazgo de restos óseos humanos, las acciones de identificación  y certificación así como el establecimiento de las causas de muerte están a cargo del Instituto de Medicina Legal.

14. ¿El Número Único de Identificación Personal (NUIP) a que tipo de documento de identificación pertenece?

El NUIP es un  sistema de identificación que permite a los colombianos tener un número único desde que nace hasta que muere, cuando se cumpla la mayoría de edad a los 18 años, se expide la cédula de ciudadanía con el mismo número del NUIP que se le asignó al nacer.

El NUIP no es un nuevo documento de identificación, es básicamente un nuevo número que identifica a la persona desde su nacimiento hasta la muerte.

El NUIP sólo se asigna a los recién nacidos y a los que piden su cédula por primera vez a partir del 2004.

Cuando se expide un Registro Civil de Nacimiento se le asigna un NUIP, será el mismo número en su Tarjeta de Identidad y en la Cédula de Ciudadanía. El NUIP asignado se mantiene para los tres tipos de documento.

De tal manera que cuando la madre del recién nacido o la familia del fallecido suministren como información de identificación el  NUIP se deberá indagar a qué tipo de documento corresponde

15. ¿En caso de muertes en estudio, mediante qué mecanismo se complementa o actualiza la información faltante?

Mediante el documento de Enmienda estadística si el certificado ha sido diligenciado en físico y modificación en caso de diligenciamiento electrónico. Esta opción solo es válida para Medicina Legal quien determinara si la manera de muerte fue natural o violenta.

16. ¿Durante el servicio social obligatorio, el personal médico carece de registro médico, que información consigna o diligencia en dicha variable?

Se registra el número de identificación del médico, que a partir del año 2003 corresponde al mismo número que se le asigna al registro médico.

17. Si el certificado de defunción tiene reserva estadística, puede el familiar solicitar a la institución un resumen de historia clínica para efectos de trámites legales? 

La historia clínica puede ser solicitada a la institución o instituciones que hubieren prestado sus servicios de salud, con el fin de iniciar procesos legales si estos son requeridos como documentos probatorios o para estudio.

18. ¿Cuándo un médico se puede negar a realizar un certificado de nacido vivo o defunción?

Un médico se puede negar a realizar un certificado de nacido vivo o de defunción cuando el hecho vital no ocurrió en la institución de salud.

En el caso del nacido vivo:

a) Desconoce el antecedente de embarazo

b) Aun cuando conoce el antecedente de embarazo por historia clínica y control prenatal, encuentra inconsistencias o no hay correspondencia entre el examen físico de la madre y las características del recién nacido, así como con lo señalado en la historia clínica y los controles prenatales.

c) Cuando superados los numerales anteriores, no hay testigos que puedan confirmar la veracidad de la información suministrada por la madre.

En el caso de defunción:

a) No se tiene antecedente de atención médica previa o historia clínica.

b) Aun cuando el fallecido cuenta con historia clínica:

No es clara la causa básica de muerte y se sospecha que se trate de una muerte por causa externa.

19. ¿Cuándo la ocupación pudo ser causa o estar asociada con la defunción?   

Cuando por cuenta de un accidente de trabajo o enfermedad profesional se produjo la muerte.

Se considera accidente de trabajo toda lesión orgánica o funcional que en forma violenta o repentina sufren los trabajadores debido a causas externas a la víctima o al esfuerzo realizado por ésta y que origine reducción temporal o permanente en su capacidad de trabajo o produzca su fallecimiento.

Se considera enfermedad profesional todo estado patológico crónico que sufra el trabajador y que sobrevenga como consecuencia de la clase de trabajo que desempeña o hubiese desempeñado o del medio de trabajo causada por agentes físicos, químicos o biológicos. Ley 16744 de 1968 del Ministerio del Trabajo.

20. ¿El parto en casa atendido por partera quien lo certifica?

En el caso de que la madre haya realizado controles prenatales el personal de salud autorizado de la institución certificará el nacimiento, durante el mes de ocurrido el hecho. Si no ha tenido controles y acude a la institución de salud con la evidencia clínica del parto y la notificación de una partera reconocida por la institución puede ser certificado por el médico y demás personal de salud autorizado, durante el mes de ocurrido el hecho, de lo contrario al no tener contacto alguno con salud el certificado deberá ser diligenciado por la registraduria o notaria con la participación de testigos.

21. Cuál es proceso para la certificación de nacido vivo de los expósitos?

El proceso de certificación del recién nacido estará a cargo de la entidad quien responde por la custodia o cuidado del menor.

d. Preguntas frecuentes relacionadas con las muertes fetales e infantiles.

  1. ¿A partir de qué edad gestacional se deben certificar las muertes fetales?

Teniendo en cuenta la definición de defunción fetal dada por la OMS/OPS  el certificado de defunción se debe expedir para toda muerte fetal independientemente de la edad gestacional, esto quiere decir que se certifican los abortos (menores de 22 semanas de gestación) y los mortinatos.

  1. ¿Una muerte fetal ocasionada por un accidente, se certifica como muerte violenta y necesitaría judicialización y necropsia médico-legal?

Toda muerte por causa externa independientemente de que sea fetal o no fetal  debe ser judicializada y es objeto de necropsia médico legal.

  1. ¿Cómo se debe Certificar la interrupción voluntario del embarazo?

El proceso de certificación de la interrupción voluntaria del embarazo es igual al proceso de certificación de los abortos. Con el fin de obtener el dato estadístico de los abortos terapéuticos practicados, el médico deberá consignar en las causas de la muerte como parte de la secuencia “Interrupción voluntaria del embarazo”.

  1. ¿Qué nombre se debe colocar al niño, cuando ocurre una muerte neonatal y aún no se ha hecho el registro civil?

Se debe indagar a los padres o familiares por el nombre que se iba a colocar al bebe, con el fin de diligenciar el certificado antecedente que permitirá realizar el registro civil.

  1. ¿Se le debe diligenciar certificado de defunción, en los casos de embarazo ectópico, mola hidatiforme y embarazo anembrionado?

Se deben diligenciar considerando que se trata de un producto del embarazo, clasificándola como muerte fetal.

  1. ¿Qué fecha y hora de defunción se debe diligenciar en casos de muertes fetales cuando la madre ingresa a la institución con el producto muerto?

Se diligencia con los datos de la fecha y hora en que se realizó el procedimiento.

  1. ¿Cómo se certifica las causas en los casos de muertes fetales?

Los casos de muerte intrauterina, especialmente cuando estas ocurren por debajo de las 22 semanas muchas veces es imposible establecer la causa de muerte, por lo tanto se sugiere certificar como causa aborto y especificarlo, si es completo o incompleto, espontáneo, retenido, inducido etc.

e. Preguntas relacionadas con las muertes en mujeres en edad fértil.

  1. ¿Por qué en el certificado de defunción el rango de edad para Mujeres en Edad Fértil es de 10 a 54 años y en los programas de Salud se contempla de 15 a 49 años?

Por recomendación internacional se amplió el rango de edad para detectar la muerte materna en los extremos de la vida reproductiva.

  1. ¿Una muerte por causa externa de una mujer en embarazo se considera una muerte materna?

La muerte de una mujer en estado de embarazo, parto y puerperio como consecuencia de una causa externa, no se considera una muerte materna, y se clasifica como una muerte relacionada con el embarazo.

f. Preguntas relacionadas con las muertes violentas

  1. ¿En qué casos la defunción es objeto de necropsia médico-legal?

Las necropsias Medico Legales procederán obligatoriamente en los siguientes casos ( Art. 6o. Decreto 786 de 1990):

a)    Homicidios o sospecha de homicidios.

b)    Suicidios o sospecha de suicidios

c)    Cuando se requiera distinguir entre Homicidio y Suicidio

d)    Muerte Accidental o sospecha de la misma

e)    Otras muertes en las cuales no exista claridad sobre su causa o la autopsia sea necesaria para coadyuvar a la identificación de un cadáver, cuando medie solicitud de Autoridad competente.

  1. Que profesionales están autorizados para certificar la muerte violenta?
  2.  Son competentes para certificar los siguientes profesionales:

Médicos de medicina legal debidamente autorizados.

Médicos en Servicio Social Obligatorio

Médicos oficiales.

Otros médicos designados por parte de una autoridad competentes y previa posesión para tales fines.

  1. En qué casos se certifica una muerte como violenta? 

En los casos en que la muerte ocurre a consecuencias de una causa externa, que se produce por un agente agresor externo y genera en la victima una lesión mortal.

Integran el grupo de las  causas externas, los homicidios, suicidios, los accidentes de transito, otros accidentes como caídas desde su propia altura, electrocuciones, quemaduras, mordeduras, ahogamientos, envenenamientos, entre otros.

  1. ¿A quién le corresponde certificar la muerte de un paciente que fallecen a consecuencia de una causa externa, pero que durante el proceso recibió atención médica durante cierto tiempo en una institución?

Toda muerte que se produce a consecuencia de una causa externa, debe ser judicializada y certificada por médico legista o quien designe la autoridad competente, independientemente del antecedente de atención médica previa a la defunción.

g. Preguntas frecuentes relacionadas con el certificado de nacido vivo

  1. Cuál es la aplicabilidad de la variable Hemoclasificación del nacido vivo (grupo sanguíneo y Factor Rh) en el certificado de nacido vivo?

La Hemoclasificación sanguínea y el RH en primer lugar forman parte de los parámetros de identificación de un individuo para efectos de la inscripción del registro civil y en segundo lugar la importancia clínica de esta variable para el examen clínico del recién nacido y la relación con patologías asociadas. La inclusión de esta variable está vigente desde la formulación de la Ley 220 de 1995.( articulo1).

  1. ¿Cuál es la importancia de tomar el Rh cuando se trata de nacidos vivos no viables?

La Hemoclasificación sanguínea y el RH forman parte de los parámetros de identificación de un individuo Independiente del concepto de viabilidad al momento del nacimiento.

  1. La hemoclasificación y el RH están cubiertas en el Sistema de Seguridad Social en Salud?

La hemoclasificación sanguínea y el RH están cobijados en el actual plan obligatorio de salud y hacen parte de lo establecido en la norma de atención del parto y el recién nacido.


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